MØTEINNKALLING

Utvalg: Kontrollutvalget

Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset

Møtedato: 20.09.2010 Tid: 09:00

SAKSLISTE

Saksnr. Arkivsaksnr.

Tittel

22/10 10/170

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN 07.06.2010

23/10 10/170

REFERATSAKER

24/10 09/114

ORIENTERING TIL KONTROLLUTVALGET

25/10 09/573

ORIENTERING VEDR. KONTROLLUTVALGETS SAK 11/2010

26/10 08/669

BUDSJETTKONTROLL PR. 31.08.2010 KONTROLLUTVALGET

27/10 08/669

FORSLAG TIL ØKONOMIPLAN 2011-2014 MED BUDSJETT FOR 2011 FOR KONTROLLUTVALGET

28/10 10/170

EVENTUELT

Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon

468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN 07.06.2010

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033

Arkivsaksnr.: 10/170

Saksnr.: Utvalg Møtedato

22/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.06.2010 godkjennes.

Vedlegg:

Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.06.2010.

Saksopplysninger:

Godkjenning av møtebok.

REFERATSAKER

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033

Arkivsaksnr.: 10/170

Saksnr.: Utvalg Møtedato

23/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering.

Vedlegg:

Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker:

1. Invitasjon til Samling for kontrollutvalg tirsdag 5. oktober 2010 på Tiller

2. Budsjettbombe fra KS, Kommunal Rapport 26.08.2010.

3. Referat fra FKT-konferansen på Gardermoen 2. – 3. juni

4. Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester pr. 20.09.2010.

Saksopplysninger:

Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker.

ORIENTERING TIL KONTROLLUTVALGET

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 216

Arkivsaksnr.: 09/114

Saksnr.: Utvalg Møtedato

24/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.

Vedlegg:

1. Kommunestyrets behandling av sak 14/2010 den 19. mai, Plan for forvaltningsrevisjon for 2010 – 2011

2. Brev fra KonSek til Agdenes kommune, datert 01.07.2010, vedr. orientering til kontrollutvalget.

Saksopplysninger:

På kontrollutvalgets møte 07.06.2010 ble kommunestyrets behandling av sak 14/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for 2010 – 2011 fremlagt som referatsak.

Følgende ble protokollert i kontrollutvalget:

Kontrollutvalget ønsker en orientering fra ordfører i sitt møte den 20. september om bakgrunnen for kommunestyrets vedtak i sak 14/2010 Plan for forvaltningsrevisjon 2010 – 2011.

Ordfører er bedt om å gi en orientering til kontrollutvalget i brev av 01.07.2010 (følger vedlagt).

ORIENTERING VEDR. KONTROLLUTVALGETS SAK 11/2010

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033

Arkivsaksnr.: 09/573

Saksnr.: Utvalg Møtedato

25/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Kontrollutvalget tar brevet fra Agdenes kommune til orientering.

Vedlegg:

1. Brev fra Agdenes kommune, datert 20.08.2010

Saksopplysninger:

Kontrollutvalget behandlet på sitt møte den 03.05.2010 i sak 11/2010 oppfølgingen av sitt vedtak i sak 3/2010 som omhandlet utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra.

Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak i sak 11/2010:

Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for en eventuell videre behandling.

I tråd med kontrollutvalgets vedtak, ble saken meldt opp til kommunestyrebehandling i kommunens sak- og arkivsystem av kontrollutvalgets sekretariat.

Agdenes kommune v/varaordfører har gitt tilbakemelding til kontrollutvalget, i brev av 20.08.2010 (følger vedlagt), om at saken ikke fremmes for behandling i kommunestyret.

BUDSJETTKONTROLL PR. 31.08.2010 KONTROLLUTVALGET

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 151

Arkivsaksnr.: 08/669

Saksnr.: Utvalg Møtedato

26/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 31.08.2010 til orientering.

Vedlegg:

1. Budsjettkontroll for Kontrollutvalget pr. 31.08.2010.

Saksopplysninger:

For å holde kontrollutvalget godt informert om sin økonomiske status legger sekretariatet herved fram en økonomisk oversikt pr. 31.08.2010.

FORSLAG TIL ØKONOMIPLAN 2011-2014 MED BUDSJETT FOR 2011 FOR KONTROLLUTVALGET

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 151

Arkivsaksnr.: 08/669

Saksnr.: Utvalg Møtedato

27/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak:

Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2011 – 2014 og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr 418.735,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas.

Vedlegg:

Ingen.

Saksopplysninger:

Budsjettbehandlingen for kontrollorganene.

I henhold til forskrift om kontrollutvalg (§ 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2010 i Agdenes kommune.

Budsjettet for 2011 – med økonomiplan 2011 - 2014

Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester.

Kontrollutvalgets sekretariat

Agdenes kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid.

I budsjettet til KonSek for 2010 ble det etter Finansdepartementets anslag for pris- og lønnsvekst brukt et påslag på 4 %. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2011 i sitt møte den 30.04.10, ble det lagt til grunn en forventet pris og lønnsvekst på 3,5 % for 2011, samt en økning som følge av planlagt innføring av fullelektronisk saksbehandling på 1,5 %.

Dette betyr en samlet økning på kr 4.000 (4,8 %) for Agdenes kommune.

Kontrollutvalget

Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen.

I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg.

Samlet er det foreslått en økning på kr 2.336 (5,2 %) for kontrollutvalgets egne virksomhet.

Kjøp av revisjonstjenester

Agdenes kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid.

Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2011 på møte den 24.06.2010. I beregningene er det innarbeidet en økning på 6,71 % fra 2010 – 2011, som betyr en økning på kr 18.000 for Agdenes kommune. Utgiftene til revisjon blir etter dette
kr 286.000 i 2011.

Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr 418.735,-, som er en samlet økning på kr 24.336 fra 2010.

Budsjettet kan spesifiseres som følger:

* Budsjett vedtatt i kommunestyret

For kjøp av revisjons- og kontrollutvalgssekretariatstjenester videreføres nivået fra 2010 korrigert for forventet lønns- og prisvekst fra 2010 – 2011 samt vedtak i de respektive selskapenes representantskap.

Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 418.735,- for kontrollutvalget for 2011, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år.

Økonomiplanen for perioden 2011 – 2014:

Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden

2011–2014 legges frem: (alle tall i 2011 kroner).

*) I økonomiplanen er budsjettallene for 2011 videreført i planperioden.

Vurdering:

Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2011 – 2014 og budsjett for 2011. Budsjettet for 2011 har en netto ramme på kr 418.735,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget.

EVENTUELT

Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033

Arkivsaksnr.: 10/170

Saksnr.: Utvalg Møtedato

28/10 Kontrollutvalget 20.09.2010

Innstilling:

Saken legges frem uten forslag til vedtak

Vedlegg:

Ingen.

Saksopplysninger:

Ingen.